La gestion des tâches est une pratique courante au sein d’une entreprise. Avant la digitalisation des processus, elle a été réalisée manuellement. Cependant, de nos jours, il suffit de recourir à un outil dédié pour planifier efficacement chaque tâche d’un projet.

Dans tous les cas, cette technique requiert une certaine rigueur. Il convient également d’avoir une bonne connaissance des pratiques à suivre, notamment si vous comptez vous servir d’un logiciel. Découvrez-en 8 dans cet article.

1. Créer le projet à l’aide d’un logiciel gestion de tâches

Le logiciel de gestion des tâches permet de gérer toutes les missions visant à mener à bien un projet. Aussi connu sous le nom de logiciel todo list qui organise chaque tâche, depuis sa création jusqu’à son achèvement. En outre, il facilite la gestion collaborative des activités dans le but de respecter les délais.

Pour l’utiliser avec efficacité, la première étape consiste à définir les objectifs de votre projet. Ensuite, déterminez les tâches à réaliser, puis créez-les une à une dans le logiciel. En ce faisant, vous pourrez identifier les personnes aptes à les réussir.

2. Attribuer un deadline à vos tâches

Pour bien planifier vos activités, il convient d’attribuer un deadline à chacune d’elles. Le logiciel de gestion des tâches peut vous donner une estimation approximative du temps de travail nécessaire pour l’accomplir. Une information que vos clients souhaitent sûrement connaître.

3. Organiser et hiérarchiser les priorités

Il est essentiel de déterminer les tâches prioritaires afin de les exécuter en premier :

• Vous pouvez vous servir du deadline et du temps de traitement comme ordre de priorité. En d’autres termes, vous pouvez accomplir en premier la mission qui présente le plus court délai d’exécution. C’est un moyen infaillible d’éviter les retards.
• Certaines personnes donnent la priorité aux tâches importantes. Ce sont celles qui contribuent réellement à l’avancement du projet.

Vous pouvez recourir à ces deux méthodes pour organiser vos priorités.

4. Découper les tâches

Même en utilisant un logiciel performant, cela n’empêche pas que certaines tâches soient difficiles à réussir. En plus d’augmenter la charge de travail de vos collaborateurs, elles peuvent réduire leur motivation. Il vaut donc mieux les simplifier en les découpant. Vous obtiendrez ainsi plusieurs sous-tâches plus faciles à exécuter.

5. Planifier et répartir les tâches

La planification doit mettre en exergue les éléments importants relatifs à une tâche :

• les ressources nécessaires à sa réalisation (humaines, matérielles, financières),
• ses liens avec les autres tâches,
• le délai de son exécution…

Cela permet de confier chaque mission à la bonne personne et d’estimer les coûts du projet. Pour ce faire, le logiciel de gestion des tâches se sert du diagramme de Gantt, une de ses fonctionnalités les plus importantes. Il s’agit, d’ailleurs, de l’un des outils de planification les plus efficaces.

6. Procéder à l’exécution des tâches

Les étapes précédentes ont surtout eu pour but de préparer le projet. C’est dans celle-ci que vous procédez à sa concrétisation. Vos collaborateurs peuvent alors commencer à effectuer les tâches qui leur sont attribuées. Il faut noter que les différents acteurs de la gestion de projet sont interdépendants. De ce fait, chacun doit réussir sa mission afin de ne pas représenter un obstacle pour les autres.

7. Suivre et superviser

Le suivi constitue une étape importante de la gestion des tâches. Centre névralgique du pilotage de projet, il consiste à vérifier les progrès de votre équipe par rapport aux objectifs à atteindre. En ce faisant, vous vous assurez que chacun des membres peut accomplir ses missions et que celles-ci sont correctement réalisées.

8. Clôturer le projet

Cette phase est atteinte lorsque toutes les tâches ont été accomplies. Pensez à faire le point avec votre équipe pour recueillir les feedbacks sur le déroulement du projet. Ce, en vue d’identifier les axes d’amélioration.

Cet article vous a exposé 8 bonnes pratiques à suivre en utilisant un logiciel de gestion des tâches. Elles peuvent vous aider à concrétiser vos projets et à fluidifier le fonctionnement de votre business au quotidien.